Mamy połowę października, co z perspektywy prawa pracy oznacza jedno: minął ustawowy termin na udzielenie zaległych urlopów wypoczynkowych za ubiegły rok . Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy (k.p.), pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Ważne: Do spełnienia wymogu z art. 168 k.p. wystarczy, aby pracownik rozpoczął korzystanie z zaległego urlopu najpóźniej 30 września. Nie ma obowiązku, aby do tego dnia wyczerpał całą pulę zaległych dni.
Wyjątek!
Obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu do końca września kolejnego roku kalendarzowego nie dotyczy niewykorzystanej przez pracownika części urlopu na żądanie!
Co w sytuacji, gdy pracownik nadal ma na koncie niewykorzystane dni wolne z poprzedniego roku? Przekroczenie tej daty może rodzić określone konsekwencje prawne, przede wszystkim dla pracodawcy.
1. Wykroczenie przeciwko prawom pracownika i kary finansowe
Zlekceważenie terminu 30 września nie jest jedynie uchybieniem organizacyjnym – stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 k.p., kto, wbrew obowiązkowi, nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny. Zgodnie z aktualnymi przepisami wysokość grzywny za to wykroczenie wynosi od 2 000 zł do nawet 60 000 zł.
2. Czy po 30 września pracownik traci prawo do urlopu?
Niewykorzystanie zaległego urlopu do końca września kolejnego roku kalendarzowego nie oznacza, że pracownik traci przysługujące mu uprawnienia urlopowe. Urlop wypoczynkowy stanowi realizację prawa do wypoczynku, które jest chronione konstytucyjnie oraz kodeksowo. Pracownik wciąż może i powinien ten urlop wykorzystać, a pracodawca ma obowiązek mu go udzielić – z tą różnicą, że po 30 września pracodawca pozostaje już w zwłoce.
Istotna kwestią jest jednak fakt, że roszczenie o udzielnie urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu. Zgodnie z art. 291 § 1 k.p., roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
- Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy pracownik korzysta z urlopu wychowawczego. W takim wypadku bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania ze wskazanego urlopu związanego z rodzicielstwem.
3. Przymusowe skierowanie pracownika na urlop
W praktyce zdarza się, że pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu. Przepisy Kodeksu pracy wprost przewidują możliwość jednostronnego skierowania pracownia na urlop w okresie wypowiedzenia (art. 167(1) k.p.). Poza tym przypadkiem przepisy nie regulują tej kwestii równie jednoznacznie.
Z pomocą przychodzi tu jednak ugruntowane orzecznictwo Sądu Najwyższego. Zgodnie ze stanowiskiem SN pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, a pracownik ma obowiązek się do tego polecenia dostosować. Pracodawca nie musi w tym zakresie uzyskiwać zgody pracownika ani uwzględniać jego wniosku, co ma zapobiegać celowemu kumulowaniu dni wolnych.
4. Co z urlopem „na żądanie”?
Szczególne zasady dotyczą części urlopu przysługującej na podstawie art. 167(2) k.p., czyli tzw. urlopu na żądanie. Pracownik może w każdym roku kalendarzowym wykorzystać w tym trybie nie więcej niż 4 dni urlopu, zgłaszając żądanie jego udzielania najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.
Jeżeli pracownik nie wykorzysta tych dni w danym roku, tracą one swój szczególny charakter i nie przechodzą na kolejny rok jako kolejne dni urlopu „na żądanie”. Stają się częścią „zwykłego” urlopu wypoczynkowego, co oznacza, że pracownik nie może już z nich skorzystać w trybie nagłym, z dnia na dzień.
Podsumowanie dla pracodawców
Upływ 30 września nie powoduje utraty przez pracownika prawa do zaległego urlopu i nie zwalnia pracodawców z obowiązku jego udzielenia. Pracodawcy i działy HR powinny na bieżąco monitorować salda urlopowe i odpowiednio wcześnie planować wykorzystanie zaległego urlopu, mając równocześnie na uwadze, że w pierwszej kolejności pracownik powinien wykorzystać urlop zaległy, a następnie bieżący.
- Warto mieć także na uwadze, że urlopu wypoczynkowego zasadniczo nie można zastąpić wypłatą ekwiwalentu pieniężnego. Ekwiwalent pieniężny przysługuje w przypadku niewykorzystania urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, na zasadach określonych w art. 171 k.p. W związku z tym, odkładanie urlopów na kolejne lata może oznaczać dla pracodawców nie tylko ryzyko naruszenia przepisów, lecz także powstanie istotnego zobowiązania finansowego w momencie zakończenia zatrudnienia pracownika.
